Le centre de pédiatrie sociale en communauté (cspe) d’un(e) adjoint(e) administratif(ive) à la direction

Relevant de la directrice du centre, le/la titulaire du poste exécute, avec un minimum de supervision, une gamme de tâches administratives, de secrétariat, de réception et d’accueil, de logistique et de rayonnement auprès de la directrice. Le/la titulaire du poste fait preuve de savoir-faire, de savoir-être, et de flexibilité pour assurer le soutien administratif, budgétaire et communicationnel à la direction pour le personnel du centre de CSPE. Il/elle coordonne les événements et participe à l’administration de l’efficacité du CSPE et au bon déroulement des activités.

Responsabilités

Principales responsabilités

 

Soutien administratif et support à la direction

 

  • Appuyer la direction dans la gestion des dossiers administratifs, budgétaires et communicationnels en cours
  • Agir à titre d’agent (e) de liaison entre le personnel et la direction
  • Assurer l’accueil des familles, la planification des rendez-vous cliniques et la réception
  • Veiller à la bonne gestion et planification du budget
  • Effectuer les tâches administratives courantes (préparation et mise en page de lettres, de documents et de rapports, organisation des réunions d’équipe avec une préparation de l’ordre du jour à l’avance, classements des dossiers, inventaire de fournitures de bureau et la gestion et signature des feuilles de temps du personnel
  • Participer à l’accueil des nouveaux employés et stagiaires s’il y a lieu
  • Gérer des demandes multiples selon les priorités
  • Recevoir et faire le suivi des factures et des demandes de remboursement pour ensuite les transmettre à la comptabilité
  • Coordonner les rencontres

 

  • Réaliser ponctuellement pour la direction clinique différents mandats exigeant un haut niveau d’autonomie
  • Proposer des améliorations aux façons de faire et outils existants, au besoin

Préparation des rencontres du conseil d’administration et rédaction des procès-verbaux

 

coordination d’activités et d’évènements

  • Fournir un appui dans la planification et la réalisation d’activités et d’évènements au sein du centre
  • Participer activement à la planification et à la logistique des activités de financement local, y compris la Guignolée du centre / Dr Julien
  • Coordonner les besoins de matériel, nourriture et autres et faire les suivis nécessaires auprès des différents partenaires
  • Préparer la visite et accueillir les donateurs intéressés par le centre de Hochelaga

Exigences

Qualifications

 

SCOLARITÉ

  • Diplôme d’études secondaires (D.E.C.) et une formation en bureautique ou administration ou toute expérience pertinente.

 

EXPÉRIENCES DE TRAVAIL

  • Expérience d’au moins 6 ans dans des fonctions similaires.

 

COMPÉTENCES

  • Solide connaissance en secrétariat, bureautique et administration
  • Excellente connaissance de la suite MS Office
  • Excellente aptitude rédactionnelle
  • Grande disponibilité et flexibilité des horaires de travail.
  • Bilinguisme (français et anglais)

 

QUALITÉS

  • Jugement et discrétion
  • Autonomie et esprit d’initiative
  • Sens élevé de l’organisation, de planification, de rigueur et de professionnalisme
  • Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Être capable d’évoluer dans un contexte rapide et changeant
  • Loyauté
  • Faire preuve de bon jugement et discrétion dans la gestion des documents courants et confidentiels
  • Capacité à résoudre des problèmes
  • Esprit d’équipe et de collaboration
  • Bonne gestion et tolérance au stress

 

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre d’intérêt avant le 06 mars 2019, 17h à rh@pediatriesociale.org. Veuillez indiquer « Adjoint(e) administratif(ive)à la direction » dans l’objet du message.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

Merci de faire parvenir votre CV ainsi que lettre de motivation à l’adresse suivante :

rh@pediatriesociale.org